Política de tratamiento de datos personales

Colombia Raiz S.A.S.

1. Identificacion del Responsable del Tratamiento

Razon social: COLOMBIA RAIZ S.A.S. NIT: 811.000.676-0 Domicilio: Calle 3 Sur No. 41-65 Of. 1103, Ed. Banco de Occidente, Medellin, Colombia Telefonos: (+57) (4) 4481111 y +57 310 4613457 Correo electronico: info@colombiaraiz.com Pagina web: www.colombiaraiz.com

COLOMBIA RAIZ S.A.S. actua como Responsable del Tratamiento de datos personales en los terminos de la Ley 1581 de 2012.

2. Marco Legal

La presente politica se desarrolla conforme a:

• Articulo 15 de la Constitucion Politica de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Circulares y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio

3. Definiciones

Para efectos de la presente politica, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

Dato Personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato Sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminacion, tales como datos biometricos, financieros, de salud, origen racial o etnico, orientacion politica o religiosa.

Dato Publico: Informacion calificada como tal segun la ley y que no sea semiprivada, privada o sensible.

Tratamiento: Cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, supresion, transmision o transferencia.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o juridica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o juridica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Transferencia: Envio de datos personales a un tercero que actua como responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera del territorio nacional.

Transmision: Comunicacion de datos personales dentro o fuera del territorio nacional cuando tenga por objeto la realizacion de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. Principios Rectores

El tratamiento se realizara bajo los principios de:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulacion restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

5. Finalidades del Tratamiento

COLOMBIA RAIZ S.A.S. recolecta y trata datos personales para:

1. Gestion de asesoria hipotecaria e inmobiliaria.
2. Presentacion de solicitudes ante entidades financieras.
3. Consultas en centrales de riesgo.
4. Cumplimiento de normativas SARLAFT / SAGRILAFT.
5. Validacion en listas restrictivas (OFAC, ONU u otras).
6. Gestion contractual con clientes y proveedores.
7. Facturacion y gestion contable.
8. Marketing y comunicaciones comerciales (previa autorizacion).
9. Transmision y transferencia nacional e internacional de datos a entidades aliadas.
10. Gestion interna administrativa y comercial.
11. Verificacion de autenticidad e integridad documental mediante herramientas tecnologicas, incluyendo inteligencia artificial, como control de calidad en la gestion ante entidades financieras. Este tratamiento puede implicar la transmision de metadatos tecnicos de documentos a proveedores de tecnologia que actuan como encargados del tratamiento, aplicando controles de minimizacion de datos para limitar la informacion transmitida a lo estrictamente necesario.

6. Tratamiento de Datos Sensibles

COLOMBIA RAIZ S.A.S. tratara datos sensibles unicamente cuando:

• Exista autorizacion expresa del titular.
• Sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Sea indispensable para la ejecucion contractual.

El titular no esta obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y podra abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.

7. Derechos de los Titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorizacion otorgada, salvo excepciones legales.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de proteccion de datos.
5. Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantias legales.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales, al menos una vez por mes calendario.

8. Area Encargada de Atender PQR

El area encargada de la proteccion de datos personales es:

Area de tecnologia y ciberseguridad - Oficial de Proteccion de Datos Correos: ti-admin@colombiaraiz.com; info@colombiaraiz.com Telefono: (+57) (4) 4481111 y +57 310 4613457 Direccion fisica: Calle 3 Sur No. 41-65 Of. 1103, Medellin Horario de atencion: Lunes a viernes 8:00 a.m. - 5:00 p.m.

9. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Consultas: Se responderan en maximo 10 dias habiles. Si no es posible, se informara al interesado y se ampliara por 5 dias adicionales.

Reclamos: Se responderan en maximo 15 dias habiles. En caso de requerir mas tiempo, se ampliara por 8 dias habiles adicionales informando al titular.

El titular debera indicar:

• Nombre completo
• Identificacion
• Descripcion clara de la solicitud
• Direccion de respuesta

10. Autorizacion

El tratamiento requiere autorizacion previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.

La autorizacion podra obtenerse mediante:

• Formularios fisicos
• Formularios digitales
• Aceptacion en sitio web
• Grabacion telefonica
• Mensajes electronicos

COLOMBIA RAIZ S.A.S. conservara prueba de la autorizacion otorgada.

11. Transferencia y Transmision de Datos

Los datos podran ser:

• Transmitidos a encargados del tratamiento en Colombia o en el exterior, bajo contrato o terminos de servicio que incluyan compromisos de confidencialidad, seguridad y no retencion de datos mas alla del procesamiento requerido.
• Transferidos a entidades financieras, desarrolladores inmobiliarios y aliados estrategicos.
• Transmitidos a proveedores de tecnologia (incluyendo servicios de inteligencia artificial, infraestructura en la nube y herramientas de productividad) que actuen como encargados del tratamiento, aplicando controles de minimizacion y sanitizacion de datos previo a la transmision.

COLOMBIA RAIZ S.A.S. mantiene un Registro de Proveedores de Tecnologia con acceso a datos, que identifica para cada proveedor: los datos transmitidos, los datos excluidos, los controles de sanitizacion aplicados, la politica de retencion del proveedor y la referencia contractual o de terminos de servicio aplicable.

Cuando exista transferencia internacional, se verificara que el pais receptor cuente con niveles adecuados de proteccion, que existan clausulas contractuales que garanticen la seguridad de la informacion, o que se apliquen controles tecnicos de minimizacion que limiten los datos transmitidos a lo estrictamente necesario para el servicio.

12. Medidas de Seguridad

COLOMBIA RAIZ S.A.S. implementa medidas:

• Tecnicas
• Administrativas
• Juridicas

Para proteger la informacion contra:

• Perdida
• Uso indebido
• Acceso no autorizado
• Alteracion
• Divulgacion

13. Subcontratacion

Los terceros encargados del tratamiento estaran vinculados mediante contratos, acuerdos de nivel de servicio o terminos de servicio que incluyan clausulas de confidencialidad y obligaciones de seguridad. Para proveedores de tecnologia que operan bajo terminos de servicio estandarizados, COLOMBIA RAIZ S.A.S. verificara que dichos terminos incluyan compromisos equivalentes de proteccion de datos, y documentara esta verificacion en el Registro de Proveedores de Tecnologia.

14. Uso de Cookies

Colombia Raiz S.A.S. utiliza cookies propias y de terceros para:

• Realizar seguimiento y estadisticas de navegacion.
• Facilitar la autenticacion y personalizacion de servicios.

Los usuarios pueden desactivar las cookies en sus navegadores, aunque esto puede afectar la funcionalidad de algunos servicios.

15. Vigencia

La presente politica rige a partir del 26 de marzo de 2026 y permanecera vigente mientras subsista la finalidad del tratamiento.

16. Control de Cambios

Version: Original · Fecha: 17 de octubre de 2012 · Cambios: Primera version

Version: Actualizacion · Fecha: 5 de septiembre de 2023 · Cambios: Actualizacion general

Version: Actualizacion · Fecha: 11 de febrero de 2026 · Cambios: Actualizacion con 10 finalidades, definiciones ampliadas, area PQR

Version: Actualizacion · Fecha: 26 de marzo de 2026 · Cambios: Se agrega finalidad #11 (verificacion documental con herramientas tecnologicas incl. IA). Se actualiza Sec. 11 (transmision a proveedores de tecnologia, referencia a Registro de Proveedores). Se actualiza Sec. 13 (reconoce terminos de servicio como mecanismo de vinculacion con encargados)

Firma

Rol: Aprobo · Nombre: Jaime Alberto Montoya Marulanda · Cargo: Representante Legal, Colombia Raiz S.A.S.